Organiseer je bouwploeg

Om alles vlot te laten verlopen, om te vermijden dat dingen foutlopen, om allemaal voortdurend de goesting erin te houden, om te vermijden dat er belangrijke dingen vergeten worden, is het van groot belang om je bouwploeg goed te organiseren en te structureren. We zetten alles op een rijtje.

Delegeren

Delegeer wat je niet of moeilijk zelf kunt doen. Heb je in je werkgroep een architect of een aantal aannemers? Misschien vind je wel een jurist of advocaat bij oud-leiding of ouders? Nodig hen zo vroeg mogelijk uit rond de tafel. Denk ook aan een leraar bouw. Misschien is er een jeugdbeweging in de buurt die net een gelijkaardig project achter de rug heeft en die dus nuttige contacten gelegd heeft.

Vzw’s moeten volgens de wet werken met een algemene vergadering en een raad van bestuur, maar je kunt zelf nog werkgroepen oprichten. Je hoeft je ook niet te beperken tot voorzitter, secretaris en penningmeester als vaste taken.
Ook als je met een bouwcomité werkt, kun je zo’n onderverdeling gebruiken. Zorg hoe dan ook voor een piramidale structuur en delegeer zoveel mogelijk taken. Zeker met vrijwilligers zorgt dat systeem ervoor dat het voor iedereen haalbaar en overzichtelijk blijft (zowel voor de secretaris-vrijwilliger als voor de metselaar-vrijwilliger).
Een werkgroep is altijd een middel om het doel te bereiken: in dit geval een geslaagde bouw. Als een werkgroep niet meer nodig is, schaf hem dan af. Kom zeker niet overbodig bijeen. Hou hierbij rekening met piek- en dalmomenten.

Werkgroepen per taak

Je kunt een werkgroep maken per taak, met elk een eigen deelverantwoordelijke. De ene groep doet enkel het metselen, de andere groep zorgt voor de elektriciteit... Dat heeft als voordeel dat de werklast ook voor vrijwillige medewerkers (ouders, oud-leiding, oud-medewerkers...) haalbaar is. Zorg per werkgroep telkens voor een verantwoordelijke/coördinator met kennis van zaken.

Bouwcomité, technisch comité...
Werkgroep Metselen
Werkgroep Elektriciteit
Kookploeg
Communicatieteam
...

Opgelet! Beperk die werkgroepen en hou het haalbaar. Te veel werkgroepen op een bepaald moment kan tot chaos leiden.

Werkgroepen per periode

Je kunt ook werkgroepen samenstellen voor een beperkte periode. Verdeel bijvoorbeeld de zomervakantie in weken. Vrijwilligers zetten dan hun naam op de werklijst voor een bepaalde week.

Enkele aandachtspunten bij het opstellen van de taakverdeling:

Draaglast: Is de draaglast van een bepaalde opdracht niet te groot voor die perso(o)n(en)?
Draagkracht: Wat is de kracht en het kunnen van die perso(o)n(en)? Welke opdracht kunnen zij vervullen?
Betrokkenheid: Wordt er voldoende betrokkenheid/inspraak voorzien in de opgezette constructie?
Aansluiten bij wat er al bestaat: Bestaat er al een werkgroep die die taak kan opnemen of niet? Zijn er al mensen die die functie opnemen of kun je er mensen bij betrekken die al een andere functie hebben?

Soigneer je vrijwilligers door goeie afspraken

Tijdsinvestering van vrijwilligers

Een volledig project laten uitvoeren door vrijwilligers is een groot tijdsengagement. Zorg dat de eeuwige vrijwilliger niet alleen komt te staan. Wees dus realistisch in wat je verwacht van je vrijwilligers. Probeer je in te leven en zoek uit of iedereen er nog zin in heeft. Is vier werkweekends per maand niet te veel? Een weekendje ‘rust’ kan al helpen. Lees er zeker ook eens het stukje ‘Betrokkenheid’ op na.

Voldoende mensen op de juiste plaats

Het is ook belangrijk om voldoende mensen te vinden om alle taken in te vullen. In de taakinvulling hou je best rekening met de kwaliteiten van de persoon. Een ‘slechte’ voorzitter kan een heleboel verzieken. Een goede voorzitter kan de teamspirit net aanwakkeren.